Microsoft Office- ის კომპლექტს აქვს სპეციალური პროგრამა მონაცემთა ბაზის შესაქმნელად და მათთან მუშაობისთვის - წვდომა. ამასთან, ბევრი მომხმარებელი ამ მიზნებისათვის უფრო ნაცნობი პროგრამის გამოყენებას ურჩევნია - Excel. უნდა აღინიშნოს, რომ ამ პროგრამას აქვს ყველა საშუალება მონაცემთა სრული მონაცემთა ბაზის შესაქმნელად. მოდით გაირკვეს, თუ როგორ უნდა გავაკეთოთ ეს.
შექმნის პროცესი
Excel მონაცემთა ბაზა არის ინფორმაციის სტრუქტურირებული ნაკრები, რომელიც განაწილებულია ფურცლის სვეტებსა და რიგებში.
სპეციალური ტერმინოლოგიის მიხედვით, მონაცემთა ბაზის რიგები დასახელებულია "ჩანაწერები". თითოეული ჩანაწერი შეიცავს ინფორმაციას ინდივიდუალური ობიექტის შესახებ.
სვეტები ეწოდება "ველები". თითოეული ველი შეიცავს ცალკეულ პარამეტრს ყველა ჩანაწერისთვის.
ანუ, Excel- ში ნებისმიერი მონაცემთა ბაზის ჩარჩოების რეგულარული ცხრილია.
მაგიდის შექმნა
ასე რომ, პირველ რიგში, ჩვენ უნდა შევქმნათ ცხრილი.
- ჩვენ ვიღებთ მონაცემთა ბაზის ველების (სვეტების) სათაურებს.
- შეავსეთ მონაცემთა ბაზის ჩანაწერების (რიგების) სახელი.
- ჩვენ ვაგრძელებთ მონაცემთა ბაზის შევსებას.
- მონაცემთა ბაზის შევსების შემდეგ, მასში ვქმნით ინფორმაციას ჩვენი შეხედულებისამებრ (შრიფტი, საზღვრები, შევსება, შერჩევა, ტექსტის ადგილმდებარეობა უჯრედთან შედარებით და ა.შ.).
ეს ასრულებს მონაცემთა ბაზის ჩარჩოს შექმნას.
გაკვეთილი: როგორ დავამზადოთ მაგიდა Excel- ში
მონაცემთა ბაზის ატრიბუტების მინიჭება
იმისათვის, რომ Excel- მა ცხრილი აღიქვას არა მხოლოდ როგორც უჯრედების დიაპაზონი, არამედ როგორც მონაცემთა ბაზა, მას უნდა მიენიჭოს შესაბამისი ატრიბუტები.
- ჩანართზე გადასვლა "მონაცემები".
- შეარჩიეთ ცხრილის მთელი დიაპაზონი. მარჯვენა ღილაკით. კონტექსტური მენიუში დააჭირეთ ღილაკს "დაასახელე სახელი ...".
- გრაფაში "სახელი" მიუთითეთ სახელი, რომლითაც გვინდა მონაცემთა ბაზის დასახელება. წინაპირობაა, რომ სახელი უნდა დაიწყოს ასოებით და არ უნდა არსებობდეს ადგილები. გრაფაში "დიაპაზონი" შეგიძლიათ შეცვალოთ ცხრილის ფართობის მისამართი, მაგრამ თუ ის სწორად შეარჩიეთ, მაშინ აქ არაფრის შეცვლა არ გჭირდებათ. თქვენ შეგიძლიათ სურვილისამებრ მიუთითოთ შენიშვნა ცალკეულ ველში, მაგრამ ეს პარამეტრი არჩევითია. ყველა ცვლილების შეტანის შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს "კარგი".
- დააჭირეთ ღილაკს დაზოგე ფანჯრის ზედა ნაწილში ან აკრიფეთ კლავიშთა კლავიში Ctrl + S, იმისათვის, რომ შეინახოთ მონაცემთა ბაზა მყარ დისკზე ან კომპიუტერთან დაკავშირებულ მოსახსნელ მედიაზე.
შეიძლება ითქვას, რომ ამის შემდეგ უკვე გვაქვს მზა მონაცემთა ბაზა. თქვენ შეგიძლიათ იმუშაოთ მას სახელმწიფოში, როგორც ეს ახლა არის წარმოდგენილი, მაგრამ ბევრი შესაძლებლობა შეამცირებს. ქვემოთ ვისაუბრებთ იმაზე, თუ როგორ გავააქტიუროთ მონაცემთა ბაზა.
დაალაგეთ და გავფილტროთ
პირველ რიგში, მონაცემთა ბაზებთან მუშაობა, ითვალისწინებს ჩანაწერების ორგანიზების, შერჩევის და დახარისხების შესაძლებლობას. დააკავშირე ეს ფუნქციები ჩვენს მონაცემთა ბაზაში.
- ჩვენ ვირჩევთ იმ დარგის ინფორმაციას, რომლის საშუალებითაც ვაწყობთ ორგანიზებას. დააჭირეთ ღილაკს "დალაგების" ღილაკს, რომელიც მდებარეობს ჩანართზე "მონაცემები" ინსტრუმენტთა ყუთში დალაგება და ფილტრი.
დახარისხება შეიძლება განხორციელდეს თითქმის ნებისმიერ პარამეტრზე:
- ანბანური სახელი;
- თარიღი
- ნომერი და ა.შ.
- შემდეგ ფანჯარაში, რომელიც ჩნდება, ჩნდება კითხვა, გამოიყენებს თუ არა მხოლოდ არჩეულ ტერიტორიას მისი დახარისხებისთვის, ან ავტომატურად მისი გაფართოებისთვის. აირჩიეთ ავტომატური გაფართოება და დააჭირეთ ღილაკს "დალაგება ...".
- იხსნება პარამეტრების დახარისხების პარამეტრები. მინდორში დალაგება მიუთითეთ ის ველი, რომლის საშუალებითაც განხორციელდება.
- მინდორში "დალაგება" ზუსტად მიუთითებს, თუ როგორ შესრულდება იგი. DB– სთვის უმჯობესია აირჩიოთ პარამეტრი "ღირებულებები".
- მინდორში "შეკვეთა" მიუთითეთ რა რიგის მიხედვით განხორციელდება დახარისხება. სხვადასხვა ტიპის ინფორმაციისთვის, ამ ფანჯარაში ნაჩვენებია სხვადასხვა მნიშვნელობები. მაგალითად, ტექსტური მონაცემებისთვის - ეს იქნება მნიშვნელობა "A- დან Z" ან "Z- დან A", ხოლო ციფრული - "აღმავალი" ან "დაღმავალი".
- მნიშვნელოვანია დარწმუნდეთ, რომ ღირებულების გარშემო "ჩემი მონაცემები შეიცავს სათაურებს" იყო საგუშაგო. თუ ეს ასე არ არის, მაშინ უნდა დააყენო.
ყველა საჭირო პარამეტრის შეყვანის შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს "კარგი".
ამის შემდეგ, მონაცემთა ბაზაში არსებული ინფორმაცია დალაგდება მითითებული პარამეტრების მიხედვით. ამ შემთხვევაში, ჩვენ დავალაგეთ საწარმოს თანამშრომელთა სახელები.
- Excel– ის მონაცემთა ბაზაში მუშაობისას ერთ – ერთი ყველაზე მოსახერხებელი იარაღია ავტოფილტრი. ჩვენ ვირჩევთ მონაცემთა ბაზის მთელ დიაპაზონს პარამეტრების ბლოკში დალაგება და ფილტრი დააჭირეთ ღილაკს "ფილტრი".
- როგორც ხედავთ, ამის შემდეგ ველში არსებულ უჯრედებში პიქტოგრამები გამოჩნდა ინვერსიული სამკუთხედების სახით. ჩვენ დააჭირეთ სვეტის ხატს, რომლის მნიშვნელობაც გავფილტროთ. ფანჯარაში, გახსენით, წაშალეთ ის მნიშვნელობები, რომლებთანაც ჩანაწერების დამალვა გვინდა. არჩევანის გაკეთების შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს "კარგი".
როგორც ხედავთ, ამის შემდეგ, რიგები, რომლებიც შეიცავს იმ მნიშვნელობებს, რომლიდანაც ჩვენ გადავამოწმეთ, არ იყო ამოღებული ცხრილიდან.
- იმისათვის, რომ დაუბრუნდეთ ყველა მონაცემს ეკრანზე, ჩვენ ვხდებით ფილტრის სვეტის ხატს, ხოლო იხსნება ფანჯარაში, შეამოწმეთ ყუთები ყველა ელემენტის საპირისპიროდ. შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს "კარგი".
- იმისათვის, რომ მთლიანად მოხსნას ფილტრი, დააჭირეთ ღილაკს "ფილტრი" ფირზე.
გაკვეთილი: მონაცემების დალაგება და ფილტრირება Excel- ში
ძებნა
თუ დიდი მონაცემთა ბაზა არსებობს, მოსახერხებელია მისი ძებნა სპეციალური ხელსაწყოს გამოყენებით.
- ამისათვის გადადით ჩანართზე "მთავარი" და ლენტი ინსტრუმენტის ყუთში "რედაქტირება" დააჭირეთ ღილაკს იპოვნეთ და მონიშნეთ.
- იხსნება ფანჯარა, რომელშიც გსურთ მიუთითოთ სასურველი მნიშვნელობა. ამის შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს "იპოვნე შემდეგი" ან იპოვნე ყველა.
- პირველ შემთხვევაში, პირველი უჯრედი, რომელშიც არის მითითებული მნიშვნელობა, აქტიური ხდება.
მეორე შემთხვევაში, იხსნება ამ მნიშვნელობის შემცველი უჯრედების მთელი სია.
გაკვეთილი: როგორ გავაკეთოთ ძებნა Excel- ში
ტერიტორიების გაყინვა
მონაცემთა ბაზის შექმნისას მოსახერხებელია უჯრედების დაფიქსირება ჩანაწერების და ველების სახელებით. დიდ მონაცემთა ბაზასთან მუშაობისას - ეს უბრალოდ აუცილებელი პირობაა. წინააღმდეგ შემთხვევაში, თქვენ მუდმივად უნდა დახარჯოთ დრო ფურცელზე გადასატანად, რომ ნახოთ რომელი მწკრივი ან სვეტი შეესაბამება გარკვეულ მნიშვნელობას.
- შეარჩიეთ უჯრედი, ზედა და მარცხენა მხარე, რომლის დაფიქსირებაც გსურთ. იგი განთავსდება დაუყოვნებლივ სათაურის ქვეშ, ხოლო ჩანაწერების სახელების მარჯვნივ.
- ჩანართში "ხედი" დააჭირეთ ღილაკს "ტერიტორიების ჩაკეტვა"მდებარეობს ინსტრუმენტების ჯგუფში "ფანჯარა". ჩამოსაშლელ სიაში აირჩიეთ მნიშვნელობა "ტერიტორიების ჩაკეტვა".
ახლა ველების და ჩანაწერების სახელები ყოველთვის იქნება თქვენს თვალწინ, არ აქვს მნიშვნელობა რამდენს გადაადგილდებით მონაცემთა ცხრილში.
გაკვეთილი: როგორ დავაჭიროთ ტერიტორიას Excel- ში
ჩამოაგდეს სია
ცხრილის ზოგიერთი სფეროსთვის ოპტიმალური იქნება ჩამოკიდებული ჩამონათვალის ორგანიზება ისე, რომ მომხმარებლებმა, ახალი ჩანაწერების დამატებაზე, დააკონკრეტონ მხოლოდ გარკვეული პარამეტრები. ეს აქტუალურია, მაგალითად, დარგისთვის "პავლე". მართლაც, არსებობს მხოლოდ ორი ვარიანტი: კაცი და ქალი.
- შექმენით დამატებითი სია. ყველაზე მოსახერხებელი იქნება მისი განთავსება სხვა ფურცელზე. მასში ჩვენ მიუთითებს მნიშვნელობების სია, რომლებიც გამოჩნდება ჩამოსაშლელ სიაში.
- აირჩიეთ ეს სია და დააჭირეთ მასზე მაუსის მარჯვენა ღილაკით. მენიუში, რომელიც გამოჩნდება, აირჩიეთ "დაასახელე სახელი ...".
- ჩვენთვის უკვე ნაცნობი ფანჯარა იხსნება. შესაბამის ველში, ჩვენ მითითებას ვაძლევთ ჩვენს დიაპაზონს, ზემოთ ჩამოთვლილი პირობების შესაბამისად.
- ჩვენ ვუბრუნდებით ფურცელს მონაცემთა ბაზასთან. შეარჩიეთ დიაპაზონი, რომელზეც გამოყენებული იქნება ჩამოსაშლელი სია. ჩანართზე გადასვლა "მონაცემები". დააჭირეთ ღილაკს მონაცემთა გადამოწმებაპანელის პანელზე მდებარეობს "მონაცემებთან მუშაობა".
- ხილული მნიშვნელობების შემოწმების ფანჯარა იხსნება. მინდორში "მონაცემთა ტიპი" შეცვლა დააყენეთ პოზიციაზე ჩამოთვლა. მინდორში "წყარო" ნიშნის დადება "=" და დაუყოვნებლივ, მას შემდეგ, რაც სივრცე დაუწერეთ, ჩაწერეთ ჩამონათვალის ჩამონათვალის სახელი, რომელიც ჩვენ მას ოდნავ უფრო მაღლა მივცეთ. ამის შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს "კარგი".
ახლა, როდესაც ცდილობთ შეიყვანოთ მონაცემები დიაპაზონში, სადაც დაწესდა შეზღუდვა, ჩნდება სია, რომელშიც შეგიძლიათ აირჩიოთ მკაფიოდ მითითებული მნიშვნელობები.
თუ ამ უჯრედებში თვითნებური სიმბოლოების ჩაწერას შეეცდებით, გამოჩნდება შეცდომის შეტყობინება. თქვენ უნდა დაბრუნდეთ უკან და გააკეთოთ სწორი ჩანაწერი.
გაკვეთილი: როგორ ჩავწეროთ ჩამოსაშლელი სია Excel- ში
რასაკვირველია, Excel თავისი შესაძლებლობებით დაქვემდებარებულია მონაცემთა ბაზების შესაქმნელად სპეციალიზებულ პროგრამებს. ამასთან, მას აქვს ინსტრუმენტები, რომლებიც უმეტეს შემთხვევაში დააკმაყოფილებს მომხმარებლების საჭიროებებს, რომლებსაც სურთ მონაცემთა ბაზის შექმნა. იმის გათვალისწინებით, რომ Excel- ის მახასიათებლები, სპეციალურ პროგრამებთან შედარებით, ჩვეულებრივი მომხმარებლებისთვის ცნობილია ბევრად უკეთესი, ამ მხრივ, Microsoft- ის განვითარებას გარკვეული უპირატესობებიც კი აქვს.
