Excel- ში მუშაობისას, რამდენიმე მაგიდა საკმაოდ შთამბეჭდავია ზომით. ეს მივყავართ იმ ფაქტს, რომ დოკუმენტის ზომა იზრდება, ზოგჯერ აღწევს თუნდაც ათეული მეგაბაიტი ან მეტი. Excel სამუშაო წიგნის წონის გაზრდა არამარტო იწვევს მყარ დისკზე მისი სივრცის ზრდას, არამედ, რაც მთავარია, მასში სხვადასხვა მოქმედებების და პროცესების სიჩქარის შენელებამდე. მარტივად რომ ვთქვათ, ასეთ დოკუმენტთან მუშაობისას, Excel შენელებას იწყებს. აქედან გამომდინარე, აქტუალური ხდება ამგვარი წიგნების ზომების ოპტიმიზაციისა და შემცირების საკითხი. მოდით ვნახოთ, როგორ შევამციროთ ფაილის ზომა Excel- ში.
წიგნის ზომის შემცირების პროცედურა
თქვენ უნდა ოპტიმიზაცია გადაჭარბებული ფაილი რამდენიმე მიმართულებით ერთდროულად. ბევრი მომხმარებელი არ იცის, მაგრამ ხშირად Excel სამუშაო წიგნი შეიცავს უამრავ არასაჭირო ინფორმაციას. როდესაც ფაილი მცირეა, მას არავინ აქცევს დიდ ყურადღებას, მაგრამ თუ დოკუმენტი გახდა მძიმე, თქვენ უნდა აირჩიოთ მისი ოპტიმიზაცია ყველა შესაძლო პარამეტრის მიხედვით.
მეთოდი 1: შეამცირეთ ოპერაციული დიაპაზონი
სამუშაო დიაპაზონი არის ის სფერო, რომელშიც Excel ახსოვს მოქმედებებს. დოკუმენტის გადაანგარიშებისას, პროგრამა მოგვითხრობს სამუშაო ადგილის ყველა უჯრედში. მაგრამ ეს ყოველთვის არ შეესაბამება იმ დიაპაზონს, რომელშიც მომხმარებელი ნამდვილად მუშაობს. მაგალითად, მაგიდის ქვემოთ შემთხვევით განთავსებული სივრცე გააფართოვებს სამუშაო დიაპაზონის ზომას იმ ელემენტამდე, სადაც ეს სივრცეა. გამოდის, რომ Excel ყოველ ჯერზე გადაამოწმებს ცარიელი უჯრედების სიმრავლეს. მოდით ვნახოთ, თუ როგორ უნდა მოგვარდეს ეს პრობლემა კონკრეტული ცხრილის მაგალითის გამოყენებით.
- პირველ რიგში, გადახედეთ მის წონას ოპტიმიზაციამდე, შეადაროთ რა იქნება ეს პროცედურის შემდეგ. ეს შეიძლება გაკეთდეს ჩანართზე გადასვლის გზით ფაილი. გადადით განყოფილებაში "დეტალები". ფანჯრის მარჯვენა ნაწილში, რომელიც იხსნება, მითითებულია წიგნის ძირითადი თვისებები. თვისებების პირველი ელემენტია დოკუმენტის ზომა. როგორც ხედავთ, ჩვენს შემთხვევაში ის 56,5 კილოვატია.
- უპირველეს ყოვლისა, უნდა გაირკვეს, თუ რამდენად განსხვავდება ფურცლის რეალური სამუშაო არეალი იმგან, რაც მომხმარებელს ნამდვილად სჭირდება. ეს საკმაოდ მარტივია. ჩვენ ვიღებთ ცხრილის ნებისმიერ უჯრედს და ჩაწერეთ საკვანძო კომბინაცია Ctrl + End. Excel დაუყოვნებლივ გადადის ბოლო უჯრედში, რომელსაც პროგრამა განიხილავს სამუშაო ადგილის საბოლოო ელემენტს. როგორც ხედავთ, ჩვენს კონკრეტულ შემთხვევაში, ეს არის 913383 სტრიქონი. იმის გათვალისწინებით, რომ ცხრილი ფაქტობრივად მხოლოდ პირველ ექვს რიგს იკავებს, შეგვიძლია ავღნიშნოთ ის ფაქტი, რომ 913377 სტრიქონი, ფაქტობრივად, უსარგებლო დატვირთვაა, რაც არა მხოლოდ ზრდის ფაილის ზომას, არამედ იმიტომ, რომ ნებისმიერი მოქმედების შესრულებისას პროგრამის მიერ მთელი დიაპაზონის მუდმივი გადაანგარიშება, ანელებს დოკუმენტს.
რასაკვირველია, სინამდვილეში, ასეთი დიდი უფსკრული რეალურ სამუშაო დიაპაზონსა და ის, რასაც Excel ითვალისწინებს, საკმაოდ იშვიათია და ამდენი ხაზი გადავიღეთ სიცხადისთვის. თუმცა, ზოგჯერ არის ისეთი შემთხვევებიც, როდესაც სამუშაო არეალის ფურცლის მთლიანი ფართობია.
- ამ პრობლემის გამოსწორების მიზნით, თქვენ უნდა წაშალოთ ყველა ხაზი, პირველი ცარიელიდან ფურცლის ბოლომდე. ამისათვის შეარჩიეთ პირველი უჯრედი, რომელიც დაუყოვნებლივ არის მაგიდის ქვემოთ, და შეიყვანეთ კლავიშთა კომბინაციაში Ctrl + Shift + Down ისარი.
- როგორც ხედავთ, ამის შემდეგ შეარჩიეს პირველი სვეტის ყველა ელემენტი, დაწყებული უჯრედიდან დაწყებული და ცხრილის ბოლოს. შემდეგ დააჭირეთ შინაარსს მაუსის მარჯვენა ღილაკით. კონტექსტური მენიუში, რომელიც იხსნება, აირჩიეთ წაშლა.
ბევრი მომხმარებელი ცდილობს წაშალოს ღილაკის დაჭერით. წაშლა კლავიატურაზე, მაგრამ ეს არ არის სწორი. ეს მოქმედება ასუფთავებს უჯრედების შინაარსს, მაგრამ თვითონ არ წაშლის მათ. ამიტომ, ჩვენს შემთხვევაში, ეს არ დაგვეხმარება.
- მას შემდეგ რაც შევარჩიეთ ნივთი "წაშლა ..." კონტექსტურ მენიუში იხსნება პატარა ფანჯარა უჯრედების წაშლისთვის. ჩვენ შეცვალეთ იგი მასში მდგომარეობაში "ხაზი" და დააჭირეთ ღილაკს "კარგი".
- არჩეული დიაპაზონის ყველა სტრიქონი წაიშალა. დარწმუნდით, რომ ხელახლა შეინახეთ წიგნი ფანჯრის ზედა მარცხენა კუთხეში დისკეტის ხატულზე დაჭერით.
- ახლა ვნახოთ, როგორ დაგვეხმარა ეს. აირჩიეთ ცხრილი ნებისმიერი უჯრედი და აკრიფეთ მალსახმობი Ctrl + End. როგორც ხედავთ, Excel- მა შეარჩია ცხრილის ბოლო უჯრედი, რაც ნიშნავს რომ ახლა ის არის ფურცლის სამუშაო ადგილის ბოლო ელემენტი.
- ახლა გადადით განყოფილებაში "დეტალები" ჩანართები ფაილიიმის გასარკევად, თუ რამდენად შემცირდა ჩვენი დოკუმენტის წონა. როგორც ხედავთ, ახლა ის 32.5 KBა. შეგახსენებთ, რომ ოპტიმიზაციის პროცედურამდე, მისი ზომა 56.5 Kb იყო. ამრიგად, იგი 1,7-ჯერ შემცირდა. ამ შემთხვევაში, მთავარი მიღწევა ფაილის წონის შემცირება კი არ არის, არამედ ის, რომ პროგრამა ახლა თავისუფლდება ფაქტობრივად გამოუყენებელი დიაპაზონის გადაანგარიშებიდან, რაც მნიშვნელოვნად გაზრდის დოკუმენტის დამუშავების სიჩქარეს.
თუ წიგნს აქვს რამდენიმე ფურცელი, რომელთანაც თქვენ მუშაობთ, თქვენ უნდა ჩაატაროთ მსგავსი პროცედურა თითოეულ მათგანთან. ეს კიდევ უფრო შეამცირებს დოკუმენტის ზომას.
მეთოდი 2: ფორმატის აღმოფხვრა
კიდევ ერთი მნიშვნელოვანი ფაქტორი, რომელიც Excel დოკუმენტს ართულებს, ზედმეტად ფორმატირებაა. ეს შეიძლება შეიცავდეს სხვადასხვა ტიპის შრიფტების, საზღვრების, რიცხვების ფორმატის გამოყენებას, მაგრამ, პირველ რიგში, ეს ეხება სხვადასხვა ფერის უჯრედების შევსებას. ასე რომ, ფაილის დამატებით ფორმატამდე, ორჯერ უნდა იფიქროთ, ნამდვილად ღირს თუ არა, თუ ამ პროცედურის გარეშე მარტივად შეგიძლიათ.
ეს განსაკუთრებით ეხება დიდი რაოდენობით ინფორმაციის შემცველ წიგნებს, რომლებიც თავისთავად უკვე საკმაოდ დიდი ზომის აქვთ. ფორმატის დამატება წიგნში შეიძლება გაზარდოს მისი წონა რამდენჯერმე. აქედან გამომდინარე, თქვენ უნდა აირჩიოთ შუა საფუძველი დოკუმენტში ინფორმაციის წარმოდგენის ხილვასა და ფაილის ზომას შორის, გამოიყენეთ ფორმატირება მხოლოდ იქ, სადაც ეს ნამდვილად საჭიროა.
კიდევ ერთი ფაქტორი, რომელიც დაკავშირებულია წონის ფორმირებასთან, ის არის, რომ ზოგი მომხმარებელი ურჩევნია უჯრედების გადავსებას. ანუ, ისინი აყალიბებენ არა მხოლოდ თავად ცხრილს, არამედ მის დიაპაზონს, ზოგჯერ მას ფურცლის ბოლომდე, იმ მოლოდინით, რომ როდესაც ცხრილს დაემატება ახალი მწკრივები, არ იქნება აუცილებელი მათ ხელახლა ფორმატირება ყოველ ჯერზე.
მაგრამ ჯერჯერობით უცნობია, როდის დაემატება ახალი ხაზები და რამდენს დაემატება, და ასეთი წინასწარი გაფორმებით თქვენ ახლა უფრო მძიმე გახდებით ფაილის გაკეთება, რაც ასევე უარყოფითად იმოქმედებს ამ დოკუმენტთან მუშაობის სიჩქარეზე. ამიტომ, თუ თქვენ გამოიყენეთ ფორმატირება ცარიელ უჯრედებზე, რომლებიც არ შედის ცხრილში, მაშინ ის უნდა მოიხსნას.
- პირველ რიგში, თქვენ უნდა აირჩიოთ ყველა უჯრედი, რომელიც განლაგებულია დიაპაზონის ქვემოთ მონაცემებთან. ამისათვის დააჭირეთ ვერტიკალურ კოორდინატულ პანელში პირველი ცარიელი ხაზის რაოდენობას. მთელი ხაზი არის ხაზგასმული. ამის შემდეგ, ჩვენ ვიყენებთ უკვე ნაცნობი hotkey- ის კომბინაციას Ctrl + Shift + Down ისარი.
- ამის შემდეგ, ხაზგასმული იქნება მონაცემებით შევსებული ცხრილის ნაწილის მთელი რიგი. ჩანართში "მთავარი" დააჭირეთ ხატულას "გასუფთავება"პანელის პანელზე მდებარეობს "რედაქტირება". პატარა მენიუ იხსნება. აირჩიე პოზიცია მასში "სუფთა ფორმატები".
- ამ მოქმედების შემდეგ, ფორმატირება წაიშლება არჩეული დიაპაზონის ყველა უჯრედში.
- ანალოგიურად, თქვენ შეგიძლიათ ამოიღოთ ზედმეტი ფორმატირება ცხრილში. ამისათვის შეარჩიეთ ცალკეული უჯრედები ან დიაპაზონი, რომლითაც ფორმატის მიღება მინიმალურად მიგვაჩნია, დააჭირეთ ღილაკს "გასუფთავება" ლენტიდან და სიიდან, აირჩიეთ "სუფთა ფორმატები".
- როგორც ხედავთ, ცხრილის არჩეულ დიაპაზონში ფორმატირება მთლიანად მოიხსნა.
- ამის შემდეგ, ჩვენ ამ დიაპაზონში ვუბრუნდებით რამდენიმე ფორმატის ელემენტს, რომელსაც მიზანშეწონილად მივიჩნევთ: საზღვრები, რიცხვების ფორმატები და ა.შ.
ზემოაღნიშნული ნაბიჯები ხელს შეუწყობს Excel სამუშაო წიგნის ზომის მნიშვნელოვნად შემცირებას და მასში მუშაობის დაჩქარებას. მაგრამ უმჯობესია, თავიდანვე გამოიყენოთ ფორმატირება მხოლოდ იქ, სადაც ეს ნამდვილად შესაფერისი და აუცილებელია, ვიდრე მოგვიანებით დროის დახარჯვა დოკუმენტის ოპტიმიზაციაზე.
გაკვეთილი: ცხრილების ფორმატირება Excel– ში
მეთოდი 3: ბმულების წაშლა
ზოგიერთ დოკუმენტს აქვს ბმულების ძალიან დიდი რაოდენობა, საიდანაც იბრუნება მნიშვნელობები. ამან ასევე შეიძლება სერიოზულად შეანელოს მათში მუშაობის სიჩქარე. სხვა წიგნების გარე ბმულები განსაკუთრებით გავლენას ახდენს ამ შოუში, თუმცა შიდა ბმულები ასევე უარყოფითად მოქმედებს შესრულებაზე. თუ წყარო, საიდანაც ბმული იღებს ინფორმაციას, მუდმივად არ განახლდება, ანუ აზრი აქვს უჯრედებში ბმული მისამართების შეცვლას ჩვეულებრივი მნიშვნელობებით. ამან შეიძლება გაზარდოს დოკუმენტთან მუშაობის სიჩქარე. თქვენ ხედავთ, რომ ბმული ან მნიშვნელობა მოცემულია უჯრედში ფორმულის ზოლში, ელემენტის არჩევის შემდეგ.
- შეარჩიეთ ის ადგილი, რომელშიც მოცემულია ბმულები. ჩანართში "მთავარი"დააჭირეთ ღილაკს დააკოპირეთ რომელიც მდებარეობს ლენტზე, პარამეტრების ჯგუფში ბუფეტი.
ალტერნატიულად, დიაპაზონის ხაზგასმის შემდეგ, შეგიძლიათ გამოიყენოთ კლავიშთა კომბინაცია Ctrl + C
- მონაცემების კოპირების შემდეგ, ჩვენ არ ვხსნით არჩევანს ფართობიდან, მაგრამ დააჭირეთ მასზე მაუსის მარჯვენა ღილაკით. კონტექსტური მენიუ ამოქმედდა. მასში ბლოკში ჩადეთ ოფციები უნდა დააჭიროთ ხატულას "ღირებულებები". მას აქვს ხატის ფორმა, რომელზეც ნაჩვენებია რიცხვები.
- ამის შემდეგ, არჩეულ არეალში ყველა ბმული შეიცვლება სტატისტიკური მნიშვნელობებით.
გაითვალისწინეთ, რომ Excel სამუშაო წიგნის ოპტიმიზაციის ეს ვარიანტი ყოველთვის არ არის მისაღები. მისი გამოყენება შესაძლებელია მხოლოდ მაშინ, როდესაც ორიგინალი წყაროდან მიღებული მონაცემები არ არის დინამიური, ანუ ისინი დროში არ შეიცვლება.
მეთოდი 4: ფორმატის ცვლილებები
ფაილის ზომის მნიშვნელოვნად შემცირების კიდევ ერთი გზაა მისი ფორმატის შეცვლა. ეს მეთოდი ალბათ სხვებზე მეტს ეხმარება წიგნის შეკუმშვაში, თუმცა ზემოთ მოცემული ვარიანტები ასევე უნდა იქნას გამოყენებული კომბინაციაში.
Excel– ში არსებობს რამდენიმე „მშობლიური“ ფაილის ფორმატი - xls, xlsx, xlsm, xlsb. Xls ფორმატის ძირითადი გაფართოება იყო პროგრამის ვერსიებისთვის Excel 2003 და უფრო ადრე. ეს უკვე მოძველებულია, მაგრამ მიუხედავად ამისა, მრავალი მომხმარებელი აგრძელებს მის გამოყენებას. გარდა ამისა, არის დრო, როდესაც თქვენ უნდა დაუბრუნდეთ ძველ ფაილებთან მუშაობას, რომლებიც მრავალი წლის წინ შეიქმნა, როდესაც თანამედროვე ფორმატები არ არსებობდა. აღარაფერი ვთქვათ იმ ფაქტზე, რომ ბევრი მესამე მხარის პროგრამა, რომელიც არ იცის როგორ დაამუშავოს Excel დოკუმენტების მოგვიანებით ვერსიები, მუშაობს ამ გაფართოებით წიგნებთან.
უნდა აღინიშნოს, რომ xls გაფართოების მქონე წიგნი გაცილებით დიდია, ვიდრე xlsx ფორმატის თანამედროვე თანამედროვე ანალოგი, რომელსაც ამჟამად Excel იყენებს, როგორც მთავარ. პირველ რიგში, ეს იმის გამო ხდება, რომ xlsx ფაილები, ფაქტობრივად, შეკუმშული არქივებია. ამიტომ, თუ თქვენ იყენებთ xls გაფართოებას, მაგრამ გსურთ შეამციროთ წიგნის წონა, ამის გაკეთება შეგიძლიათ უბრალოდ მას xlsx ფორმატით ხელახლა დაზოგვით.
- Xls ფორმატის xlsx ფორმატში დოკუმენტის გადასატანად გადადით ჩანართზე ფაილი.
- ფანჯარაში, რომელიც იხსნება, დაუყოვნებლივ მიაქციეთ ყურადღება განყოფილებას "დეტალები", სადაც მითითებულია, რომ დოკუმენტი ამჟამად იწონის 40 კბიტს. შემდეგი, დააჭირეთ სახელს "შეინახე როგორც ...".
- გადარჩენის ფანჯარა იხსნება. თუ გსურთ, შეგიძლიათ გადახვიდეთ მასში არსებულ ახალ დირექტორია, მაგრამ მომხმარებლების უმეტესობისთვის უფრო მოსახერხებელია ახალი დოკუმენტის შენახვა იმავე ადგილას, როგორც წყარო. წიგნის სახელი, სურვილის შემთხვევაში, შეიძლება შეიცვალოს "ფაილის სახელი" ველში, თუმცა ეს საჭირო არ არის. ამ პროცედურაში ყველაზე მნიშვნელოვანია ველი ფაილის ტიპი მნიშვნელობა "Excel სამუშაო წიგნი (.xlsx)". ამის შემდეგ შეგიძლიათ დააჭიროთ ღილაკს "კარგი" ფანჯრის ბოლოში.
- დაზოგვის დასრულების შემდეგ მოდით განყოფილებაში გადავიდეთ "დეტალები" ჩანართები ფაილივნახოთ რამდენი წონა შემცირდა. როგორც ხედავთ, ახლა ეს არის 13.5 KB წინააღმდეგ 40 KB, სანამ კონვერტაციის პროცედურა. ანუ, უბრალოდ თანამედროვე ფორმატით შენახვამ შესაძლებელი გახადა წიგნის შეკუმშვა თითქმის სამჯერ.
გარდა ამისა, Excel- ში არის კიდევ ერთი თანამედროვე xlsb ფორმატი ან ორობითი წიგნი. მასში, დოკუმენტი ინახება ორობითი კოდირებით. ამ ფაილებს წიგნებიც კი ნაკლები აქვთ xlsx ფორმატით. გარდა ამისა, ენა, რომელზეც ისინი დაწერენ, ყველაზე ახლოს არის Excel- ზე. ამიტომ, ის მუშაობს ასეთ წიგნებთან უფრო სწრაფად, ვიდრე ნებისმიერი სხვა გაფართოებით. ამავე დროს, მითითებული ფორმატის წიგნი ფუნქციონალური და სხვადასხვა ინსტრუმენტების გამოყენების შესაძლებლობების თვალსაზრისით (ფორმატირება, ფუნქციები, გრაფიკა და ა.შ.) არავითარ შემთხვევაში არ არის inferior to xlsx ფორმატით და აღემატება xls ფორმატს.
ძირითადი მიზეზი, რის გამოც xlsb არ გახდა ნაგულისხმევი ფორმატი Excel– ში, არის ის, რომ მესამე მხარის პროგრამებს უჭირთ მასთან მუშაობა. მაგალითად, თუ თქვენ გჭირდებათ ექსპორტის ინფორმაცია Excel– დან 1C– მდე, ეს შეიძლება გაკეთდეს xlsx ან xls დოკუმენტებით, მაგრამ არა xlsb– ით. მაგრამ, თუ არ აპირებთ მონაცემების გადაცემას რომელიმე მესამე მხარის პროგრამაში, მაშინ შეგიძლიათ უსაფრთხოდ შეინახოთ დოკუმენტი xlsb ფორმატში. ეს საშუალებას მოგცემთ შეამციროთ დოკუმენტის ზომა და გაზარდოთ მასში მუშაობის სიჩქარე.
Xlsb გაფართოებისას ფაილის შენახვის პროცედურა მსგავსია ის, რაც ჩვენ გავაკეთეთ xlsx გაფართოებისთვის. ჩანართში ფაილი დააჭირეთ ნივთს "შეინახე როგორც ...". შენახვის ფანჯარაში, რომელიც იხსნება, ველში ფაილის ტიპი უნდა აირჩიოთ ვარიანტი "Excel ორობითი სამუშაო წიგნი (* .xlsb)". შემდეგ დააჭირეთ ღილაკს დაზოგე.
ჩვენ ვხედავთ დოკუმენტის წონას სექციაში "დეტალები". როგორც ხედავთ, ის კიდევ უფრო შემცირდა და ახლა მხოლოდ 11.6 KB.
ზოგადი შედეგების შეჯამებით შეგვიძლია ვთქვათ, რომ თუ თქვენ ფაილზე მუშაობთ xls ფორმატით, მაშინ მისი ზომების შემცირების ყველაზე ეფექტური გზაა მისი შენახვა თანამედროვე xlsx ან xlsb ფორმატებში. თუ თქვენ უკვე იყენებთ ფაილის გაფართოების მონაცემებს, შემდეგ მათი წონის შესამცირებლად, სწორად უნდა დააკონფიგურიროთ სამუშაო ადგილი, წაშალოთ ზედმეტი ფორმატირება და ზედმეტი ბმულები. თქვენ მიიღებთ ყველაზე დიდ ანაზღაურებას, თუ თქვენ შეასრულებთ ყველა ამ მოქმედებას კომპლექსში და არ შემოიფარგლებით მხოლოდ ერთი ვარიანტით.
